河司文〔2026〕36号

北大荒集团黑龙江二道河农场有限公司

关于印发《二道河农场有限公司合同管理

办法（试行）》的通知

各管理区，直属各单位，公司各部门：

现将《二道河农场有限公司合同管理办法（试行）》印发给你们，请认真遵照执行。

北大荒集团黑龙江二道河农场有限公司

2026年6月12日      

二道河农场有限公司合同管理办法（试行）

第一章  总则

第一条  目的与依据

为规范公司合同管理行为，优化业务流程，严密防范经营与法律风险，切实维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规规定及北大荒集团相关规定，结合公司经营管理实际，制定本办法。

第二条  合同定义与范围

本办法所称合同，是指以公司或所属单位名义，与自然人、法人及非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的所有书面协议及具有合同性质的法律文件。

不包括公司与员工签订的劳动合同，其管理应遵循相关劳动法律法规及公司人力资源制度。

第三条  管理原则

合同管理遵循以下基本原则：

1.合法合规原则：合同内容与程序必须符合国家法律法规及监管政策。

2.防范风险原则：以事前预防和事中控制为主，将风险管理贯穿合同全生命周期。

3.归口管理原则：法务风控部是公司合同管理的归口部门，负责统一规范、指导与监督。

4.分级授权原则：在授权范围内行使合同决策权，严禁越权行为。

5.效益与安全并重原则：在保障交易安全的前提下，促进交易效率，实现公司利益最大化。

第四条  管理目标

建立“制度完善、流程清晰、权责明确、执行有力、风险可控”的现代化合同管理体系，确保合同从意向接触、谈判订立、履行变更到终止归档的全过程均处于有效监控状态。

第五条  适用范围

本办法适用于北大荒集团黑龙江二道河农场有限公司各内设机构、下设机构（以下简称“各单位”）。

第二章  合同分类、模板与审核路径

第六条  合同分类

合同分类遵循以下优先级顺序：

特殊合同 > 重大合同 > 一般合同 > 简易合同

适用规则：任何合同只要符合特殊合同任一条件，即按特殊合同处理；不符合特殊合同但符合重大合同条件的，按重大合同处理；不符合特殊及重大、但符合一般合同条件的，按一般合同处理；以上均不符合且满足简易合同条件的，按简易合同处理。

1.重大合同：指符合下列条件之一的合同。

①标的额在人民币20万元以上（含20万元）且涉及“三重一大”决策事项的合同；

②对公司经营发展有长期或战略性影响的合同（如长期合

作协议、合资协议、框架协议、战略合作协议）；

③涉外合同（涉及国际法、外国法、国际条约等）。

2.一般合同：指符合下列条件之一的合同。

①标的额在人民币5万元（含）至20万元之间，且不属于重大、特殊或简易合同类型的常规业务合同；

②涉及“三重一大”决策事项的合同（无论金额大小，但若同时符合特殊合同条件，按特殊合同处理）；

③约定信用期或分期付款（不含定金），且不属于特殊合同其他情形的合同，按一般合同处理。

3.特殊合同：无论金额大小，均需严格审核的合同，包括：

①所有建设工程类合同（施工、勘察、设计、监理等）；

②涉及土地使用权、林权、房屋等重大资产处置的合同；

③涉及分期履行期限超过1年、或分期付款期数超过3期、或预付款、定金的合同；

④融资、担保、贷款、捐赠、赞助、委托和技术服务类合同；

⑤知识产权（专有技术许可、转让等）相关合同；

⑥约定超长质保期（如3年以上）、特殊售后责任（如免费更换、终身维护）或质保金超过合同金额10%的合同；

⑦合同履行中双方协商解除或提前终止的协议；

⑧无直接交易金额的合同（如债权债务抵销、放弃权利、不竞争协议、和解协议等），视同特殊合同处理。

4.简易合同：指风险较低、可简化流程的合同：

①单次交易总额在人民币5万元以下，权利义务当场履行完毕，并一次性交付、即时结清，该类合同不因存在法定质量保证责任或常规售后义务而排除适用简易合同管理，但合同本身约定了超长质保期（如3年以上）、特殊售后责任（如终身免费更换）或质保金条款的除外。（如：货物买卖、交通费、劳务费、人工费、运费、机械作业费等）。

注：涉及“三重一大”决策事项但标的额低于5万元的合同，不属于简易合同，按一般合同管理。

②公司已有标准格式且条款无修改的重复性5万元以下的制式合同。

管理要求：简易合同可使用制式合同，但经办部门必须确保交易凭证（如发票、收据、结算单、派工单等）齐全、准确，并作为财务报销或付款依据。

禁止拆分：连续交易累计金额达5万元以上的，不得以“简易合同”拆分签订，规避审核。

未明确类型的合同：凡不属于上述重大、特殊、简易类型，且标的额在人民币5万元（含）至20万元之间的，按一般合同处理；标的额低于5万元的，按简易合同处理，但涉及知识产权、担保、分期履行、资产处置的除外按特殊合同处理。

第七条  合同模板库管理

1.法务风控部负责牵头建立并维护公司标准合同模板库，覆盖高频业务类型。

2.业务部门应优先选用标准模板。对模板的任何修改，均须说明理由并接受审核。

3.标准模板的制定与修订，需经相关业务部门、财务部门及法务风控部会商确定。

第八条  审核路径与前置条件

1.重大合同：强制前置外部法律审核。经办部门必须在内部OA流程发起前，将合同草案送交公司外聘律师事务所，取得其出具的《专项法律意见书》。该意见书作为OA审批的必备附件，履行完整的OA系统内部会签及审批流程。

2.一般合同：由公司法务风控部负责进行合法性、合规性及文本规范性审核，出具书面意见。必要时也可要求提请外聘律所审核。履行完整的OA系统内部会签及审批流程。

3.特殊合同：无论金额大小，必须履行完整的OA内部会签及审批流程，法务风控部负责提出书面修改意见或审核意见，必要时亦需外聘律所审核。

4.简易合同：无需发起OA合同审批流程。经事前请示、部门分管领导审批同意后，原则可直接使用制式合同签订，并在OA发起请章流程，但需在部门内登记台账，不需法务风控部备案。经办部门凭合规有效的业务凭证，按公司财务报销及付款规定直接办理结算。经办部门在OA请章环节，必须上传合同草案、事前请示等作为必备附件。

第三章  职责分工体系

第九条  决策机构与人员责任

1.法定代表人：对公司所有合同承担最终法律责任。可依法授权。

2.总经理/分管领导：在董事会或法定代表人授权范围内，对分管领域的合同签订与履行承担主要领导责任，行使最终审批权。

3.部门负责人：作为本部门合同管理第一责任人，负责审核业务可行性、对方资信及合同关键商业条款。

第十条  法务风控部（归口管理部门）核心职责

1.制度建设：制定、修订合同管理办法、流程与标准。

2.法务审核与意见提供：负责对送审合同的合法性、合规性及文本规范性进行审查，并出具书面修改意见或审核意见，不直接修改合同文本。合同文本的最终修改和定稿由经办部门根据审核意见负责完成。合同文本定稿后、提交领导审批前，经办部门应将根据法务审核意见修改后的最终版本，通过OA系统送法务风控部进行最终文本审核。

3.流程管控：监督合同分类审核路径的正确执行，管理OA合同审批流程。

4.履约监督：建立合同履行跟踪机制，对重大合同进行履约抽查，接收履行异常报告。

5.纠纷处理：牵头处理合同争议、诉讼与仲裁案件，管理外聘律师。

6.档案与信息管理：负责合同统一编号、备案、归档及台账管理。

7.培训与支持：组织合同管理培训，为业务部门提供法律咨询。

8.前端介入权：法务风控部认为必要时，有权直接参与合同的谈判、起草、履行跟踪等环节。经办部门应予以配合，并提前通知法务风控部相关会议或沟通安排。

第十一条  经办部门（承办与执行主体）全程责任

1.前端调查：负责对合同相对方进行全面的尽职调查，尽职调查应至少包括：核实对方有效的主体资格证明文件（营业执照等）；通过国家企业信用信息公示系统等公开渠道查询信用状况、行政处罚及是否被列入经营异常名录、严重违法失信名单；对于重大合同，应查询涉诉信息并评估履约能力。调查记录及相关证据应作为合同审批的必要附件。

2.文本准备：负责起草或初步审核合同文本，组织商务谈判。

3.流程发起：作为OA审批流程的发起者，确保提交材料完整、准确。

4.履行主责：是合同履行的责任主体，负责：

①按约履行己方义务；

②督促对方履行义务；

③监控履约过程，收集保管履约凭证（如交货单、验收单、工程量确认单）；

④及时发现并初步评估履约风险。

5.闭环操作：负责合同签署后的线上流程闭环（上传最终版）与线下备案材料的提交。

6.风险报告：发现任何可能影响合同目的实现的重大风险（如对方经营恶化、预期违约、不可抗力），必须立即（原则上不超过24小时）向法务风控部及分管领导书面报告。

第十二条  职能部门（专业审核与协同）分工

各职能部门在OA会签环节，须在3个工作日内出具书面审核意见：

1.财务管理部：审核合同金额、支付方式、发票、税费、保证金等财务条款的合规性与合理性；监督预算执行。

2.农业发展部：审核技术标准、质量标准、交付标准、产业政策符合性等条款。

3.农业工程部：审核工程技术规范、工期、验收标准、安全文明施工等条款。

4.安全应急办：审核安全生产、环境保护、应急处置等相关条款。

5.人力资源部：审核涉及劳动用工、保密、竞业限制等人员相关条款。

6.综合办公室：审核涉及行政管理、后勤保障、品牌使用等条款。

第十三条  财务部门（资金监督）专项职责

1.所有合同款项的支付与收取，必须以生效的合同及完备的履行凭证为依据。

2.在办理结算时，需审核付款/收款条件是否完全成就。对条件不符或存在违约情形的，有权拒绝办理并通知经办部门与法务风控部。

3.定期与经办部门核对合同应收应付款项，协助进行账龄分析，提示坏账风险。

第十四条  印章管理部门（风险闸口）职责

综合办公室印章管理员是合同用印的最终核对关口，须：

（一）履行OA系统内部会签及审批流程的合同

1.确认OA系统生成的《合同审批单》已完成全部审批节点。

2.确认经办部门已取得法务风控部出具的《备案回执单》。

3.确认待用印合同文本与审批通过的最终版本一致。

4.仅对同时满足上述全部条件的合同加盖合同专用章，并详细记录用印信息。

（二）履行OA系统申请加盖公司合同章流程的合同

1.确认OA系统生成的《公司印章使用登记单》已完成全部审批节点。

2.确认待用印合同文本与审批通过的最终版本一致。

3.仅对同时满足上述全部条件的合同加盖合同专用章，并详细记录用印信息。

第四章  合同生命周期管理流程

第十五条  合同准备阶段（洽谈与起草）

1.尽职调查：经办部门必须完成并保存调查记录，重大合同应形成专门报告。

2.文本起草：使用公司模板或起草文本，确保条款完整、语义清晰。争议解决方式应优先约定由本公司所在地建三江人民法院诉讼解决。管辖条款不得违反法律关于级别管辖和专属管辖的强制性规定。

3.谈判记录：重要合同的谈判过程应有纪要，重大分歧及解决方案应予以记载。

第十六条  合同审核与签订阶段（OA线上审批）

1.流程发起：经办部门在OA系统准确填写合同基本信息，上传合同草案及相关附件。

2.部门会签：系统按预设规则流转至各职能部门审核。

3.法务审核与意见反馈：法务风控部进行合规性与风险审查，并在系统中或通过书面形式清晰标注、提出具体修改意见及理由。经办部门应根据法务审核意见，与对方沟通并修改合同文本，如对意见有异议需与法务风控部协商。

4.领导审批：根据授权体系，由有权领导作出最终批准决定。

5.文本定稿：审批通过后，合同文本锁定，任何人不得擅自修改。确需修改的，应重新报批。

第十七条  合同备案与归档阶段（管理闭环）

合同在完成用印前，经办部门备案受理前必经前置审核，所有经济合同需按流程向法务风控部提交备案回执单及基础备案材料，否则不予受理备案，不予盖章。合同正式签署后，须按以下要求完成全部归档手续：

1.线上闭环：将双方已签字盖章的合同最终版扫描件，上传至原OA审批流程的归档节点。

2.线下归档：向法务风控部提交纸质“合同备案档案袋”，内含：

①《合同审批单》（原件）；

②双方签章合同正本（至少一份，两页以上须盖骑缝章）；

③对方主体资格文件（营业执照复印件、法人身份证复印件、授权书等）；

④《法律意见书》（如有）；

⑤其他必备文件（招投标文件、会议纪要等）。

3.归档管理：法务风控部核对无误后，经办单位录入电子台账，纸质档案存档。

第十八条  合同盖章用印使用

1.经OA合同审核系统审批的有《合同审批单》的合同，经办人凭打印的《合同审批单》及定稿文本及相关备案资料到法务风控部前置备案审核，审核后执《备案回执单》到综合办公室印章管理员处办理盖合同专用章手续。严禁在空白或未定稿合同上用印。

2.5万元以下的制式合同，OA请合同章流程，请章时需上传合同文本、事前请示或者会议纪要等。执《公司印章使用登记单》办理盖合同专用章手续。

第十九条  合同履行阶段（动态监控与协作）

1.履行台账：经办部门须建立《合同履行情况台账》，实时记录收款、付款、交货、验收、索赔等关键节点信息。

2.定期报告：每季度结束后10日内，经办部门应向法务风控部报送《季度合同履行情况报告》。

3.跨部门协作：

①财务部：依据合同和经办部门提供的有效凭证进行收付款。

②质检/接收部门：依据合同标准进行检验、接收，并出具书面凭证。

③仓储部门：依据合同和收货凭证办理入库。

4.履行监控：法务风控部进行履行抽查时，有权调阅合同履行台账、付款凭证、验收报告、往来函件等全部履约资料。对于重大合同，法务人员可视情况参与关键履约节点的现场见证或会议。

第二十条  合同变更、转让与终止

1.任何对合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方法等核心商业及法律条款的修改，必须签订书面补充协议，并重新履行与主合同同等严格的审批程序。

2.合同权利义务的转让，必须事先经过法务风控部审核及公司领导审批。

3.合同因履行完毕、解除、协商一致等原因终止后，经办部门应在30日内完成清点、结算，并书面通知法务风控部办理合同终结登记。

第五章  合同风险预警与纠纷处理

第二十一条  风险预警机制

建立“经办部门-法务风控部-公司管理层”三级风险预警体系：

1.初级预警（经办部门）：在监控中发现潜在风险迹象，立即采取应对措施并记录。

2.中级预警（法务风控部）：收到经办部门报告或通过监控发现风险，介入分析，提供法律意见，协同制定预案。

3.高级预警（公司决策层）：对于可能引发重大损失或系统性风险的情况，由法务风控部直接上报公司主要领导决策。

第二十二条  纠纷处理流程

1.即时报告：发生争议时或合同相对方出现可能严重影响其履约能力的重大风险事件（如：被列为失信被执行人、主要资产被查封、陷入重大债务危机、停业整顿等）时，经办部门应立即（24小时内）通知法务风控部，并提交争议情况说明及相关证据。

2.内部评估：法务风控部牵头组织相关部门评估争议性质、我方优劣势及解决方案。

3.协商解决：优先通过协商、调解方式解决。达成和解的，应签订书面协议。

4.仲裁/诉讼：确需通过法律程序解决的，由法务风控部统一委托外聘律师代理，经办部门全力配合证据收集与案情沟通。

第二十三条  诉讼案件专项管理

1.立案报备：任何单位/部门在收到法院或仲裁机构法律文书（应诉通知书、传票等）当日，必须电话报告法务风控部，3个工作日内提交《涉诉案件备案报告》及全部文书复印件。

2.案件处理：法务风控部为案件归口管理部门，统一对接司法机构与外聘律师。涉诉部门指定专人作为案件联系人，负责提供事实、证据及业务支持。

3.结案归档：案件生效法律文书送达后15个工作日内，涉诉部门应填写《涉诉案件结案报告表》，连同全部法律文书原件移交法务风控部统一归档。

第六章  责任追究

第二十四条  责任追究

对在合同管理活动中存在下列行为，给公司造成经济损失或声誉损害的责任人，视情节轻重予以通报批评、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任：

1.违反决策程序，擅自签订、变更或解除合同。

2.未履行尽职调查义务，与无履约能力或资信不良的主体签约。

3.在合同签订或履行中，与对方恶意串通，损害公司利益。

4.因严重疏忽导致合同条款存在重大瑕疵或权利遗漏。

5.未按制度要求进行审核、备案、归档。

6.在合同履行中失职，未能及时发现风险或报告不力。

7.丢失、损毁合同正本及其他重要法律文件。

8.违反印章管理规定，造成合同用印风险。

9.将本应签订合同的业务，恶意拆分为“简易合同”以规避合同管理。

10.对法务风控部提出的合理、重大修改意见无正当理由拒不采纳，导致合同风险。

11、违法合同保密条款或公司相关保密制度，私自向合同相对方以外的第三方泄露合同的内容或谈判信息的。

第七章  附则

第二十五条  制度解释。本办法由公司法务风控部负责解释和修订。

第二十六条  细则制定。各业务部门结合工作需要可根据本办法，结合业务特点制定具体的合同管理实施细则，报法务风控部备案。

第二十七条  生效与废止。本办法自印发之日起发布施行，原《二道河农场有限公司合同管理制度（试行）》及有关合同管理规定同时废止。